Adjointe administrative ou adjoint administratif, Cabinet du président-directeur général (PDG)

Date d’affichage
Date limite
Entrée en fonction
Dès que possible
Type d'emploi
Permanent
Horaire de travail
Temps plein
Numéro d’affichage
APF2426
Rémunération
De 61 300 $ à 74 500 $
Poste relevant du (de la)
Coordonnateur des affaires administratives et du conseil d’administration
Emplacement
hybride (5 jours par semaine au bureau au début, puis au moins 4 jours par semaine par la suite)

Fournir un soutien administratif et des services de secrétariat au sein du Cabinet du PDG de l’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa en assumant la responsabilité globale de l’organisation et du bon fonctionnement du bureau.

Parmi les responsabilités du poste

  • S’occuper de tâches administratives d’ordre général, comme répondre aux appels et maintenir un bon système de classement.
  • Gérer et tenir à jour l’horaire, les courriels et la correspondance du PDG.
  • Organiser les réunions et se charger de la logistique : rédaction de l’ordre du jour, préparation et distribution de l’information et des documents nécessaires, rédaction des procès-verbaux, etc.
  • Préparer, réviser et organiser les documents écrits et la correspondance.
  • Transcrire et/ou préparer tous les documents dictés et/ou écrits, la correspondance, les rapports, les protocoles, les documents, les diapositives et les documents de présentation.
  • Participer à divers comités.
  • Planifier les voyages et les déplacements du PDG.
  • Faciliter le paiement des factures.
  • Tenir un registre des différents types de dépenses.
  • Effectuer le rapprochement bancaire pour la carte de crédit professionnelle du PDG et fournir des rapports.
  • Fournir un soutien administratif aux autres membres de l’Administration.
  • Effectuer d'autres tâches administratives, en accord avec la mission de l'organisation, à la demande du PDG.

Études et expérience requises

  • Diplôme d’études collégiales en administration ou formation équivalente.
  • Au moins trois ans d’expérience dans un poste de soutien administratif similaire au sein du bureau d’un membre de la haute direction.

La personne idéale

  • A déjà travaillé dans un hôpital ou un établissement de soins de santé, et maîtrise les technologies utilisées dans ces milieux.
  • Tape à l’ordinateur à une vitesse d’au moins 50 mots par minute (y compris pour transcrire à l’aide d’une machine à dicter).
  • Maîtrise la technologie et les fonctions avancées des applications logicielles : traitement de texte (Word), tableur (Excel), présentations (PowerPoint), courrier électronique (Outlook).
  • Possède une expérience approfondie en gestion de calendriers complexes.
  • Connaît les produits Adobe et la technologie de vidéoconférence.
  • A de l’expérience en gestion de budget.
  • A de l’expérience en recherche/collecte d’informations dans la base de données d’EPIC.

Autres aptitudes

  • Excellentes aptitudes en communication, à l’oral et à l’écrit.
  • Excellentes aptitudes aux relations interpersonnelles.
  • Excellente gestion des priorités et du temps de travail, et grand sens de l'organisation.
  • Solides compétences en prise de décisions et en résolution de problèmes.
  • Capacité de s’adapter au changement dans un milieu où les choses évoluent rapidement.
  • Capacité à établir des relations fructueuses avec divers groupes.
  • Expérience du traitement d'informations hautement sensibles et confidentielles.
  • Grande maturité et tact dans les relations avec le personnel, les patients et les clients externes.
  • Haut niveau d'indépendance, de motivation personnelle et d'initiative. Excellent jugement.
  • Maîtrise de l’anglais et du français (niveau avancé de compréhension et d’expression orale).

Pour postuler

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation à jobpostings@ottawaheart.ca.

Nous encourageons vivement les personnes suivantes à postuler : les personnes autochtones, les personnes racisées, les personnes handicapées, les femmes, les membres de la communauté LGBTQ+ et toutes les personnes qualifiées possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour travailler de façon productive dans un esprit d’équité, de diversité et d’inclusion.

Veuillez indiquer dans votre candidature si vous êtes légalement autorisé(e) à travailler au Canada.

L’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa s’est engagé à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Tout au long du processus d’embauche, nous offrons des mesures d’adaptation aux personnes ayant des besoins particuliers. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des besoins en la matière. Nous traiterons les informations que vous nous fournirez avec respect et en toute confidentialité.

Avant son entrée en fonction, la personne retenue devra suivre une formation obligatoire en ligne, en plus de fournir une preuve de vaccination (deux doses) contre la COVID-19, une attestation de vérification des antécédents criminels et une pièce d’identité officielle avec photo.