Parfois, les outils les plus simples font toute la différence. À l’Institut de cardiologie d’Ottawa, l’humble tableau blanc dans les chambres a récemment été repensé pour améliorer la communication entre les patients et les équipes soignantes.
Le projet, qui a bénéficié du point de vue du personnel, des patients, des familles et d’experts de la conception, s’est traduit par un outil qui facilite la communication, réduit les malentendus et encourage les patients à s’impliquer dans leurs soins.
Un problème de communication (et une solution toute simple)
Bien que déjà présents dans les chambres, les tableaux n’étaient pas utilisés de façon uniforme ou structurée. Des membres du personnel y ont vu une occasion d’améliorer la communication entre les soignants et de contribuer à la qualité des soins.
Le projet a vu le jour à la fin de 2023, à l’initiative de Jennifer Bradley, gestionnaire clinique à l’Institut de cardiologie, et de ses collègues.
Le personnel infirmier, paramédical et médical, avaient-ils remarqué, prenait soin des mêmes patients, mais sans toujours bénéficier de la même information.
« Nous sommes toujours à l’affût de façons de mieux communiquer avec les patients et entre nous, explique Jennifer Bradley. Nous voulions que tout le monde ait la bonne information au bon moment. »
Un sondage a eu tôt fait de montrer que le projet avait l’appui du personnel et des patients. L’idée était de présenter les renseignements nécessaires de façon claire, uniforme et accessible en un coup d’œil pour tout le monde, y compris les patients.
Conçus avec les patients et non simplement pour eux
Le Comité des tableaux blancs a été créé pour mener le projet à bien. Ce comité regroupait des dirigeants, des membres du personnel paramédical, des infirmières, une coordonnatrice de la qualité et des patients partenaires. Chaque personne avait un point de vue unique sur le projet, ce qui était voulu.
« Notre objectif était d’améliorer la communication entre les équipes soignantes et les patients en concevant un modèle de tableau blanc clair et standardisé. Nous voulions aussi encourager les patients et les familles à participer à l’établissement de leurs objectifs de soins et éliminer tout ce qui entravait le bon fonctionnement du système », précise Jennifer Bradley.
Du point de vue des patients partenaires, il fallait aussi faire entendre les préoccupations et les besoins réels des personnes recevant des soins.
« Nous avons suggéré d'augmenter l'espace alloué aux questions et commentaires des patients, des familles et des aidants afin qu’ils puissent les noter à mesure et qu’elles ne soient pas oubliées lors de la visite du médecin », explique une patiente partenaire.
Un outil conçu avec cœur
Angela Poitras, responsable de la conception graphique et de la marque à l’Institut, a donné forme aux idées du groupe, ce qui s’est fait en plusieurs ébauches. Les couleurs utilisées, la taille des caractères ainsi que l’accessibilité et la clarté de l’outil ont été rigoureusement analysées. Même l'angle de vision depuis un lit d'hôpital a été testé.
« Notre objectif n’était pas purement esthétique : nous tenions à ce que tout le monde puisse se servir des tableaux, y compris les patients ayant des problèmes de vision, les familles multilingues et les soignants débordés qui n’ont que 30 secondes pour absorber l’information », explique Angela Poitras.
Le travail du comité a mené à l’inclusion de l’horaire de la journée et d’icônes pour l'information sur la mobilité. Le tableau indique aussi comment la personne souhaite se faire appeler (incluant ses pronoms), sa langue de préférence, ses prochains tests et ses besoins alimentaires. En faisant bénéficier le projet de leur expérience vécue, les membres du comité ont conçu un outil qui répond vraiment aux besoins des patients dans des moments d’incertitude.
« Le projet a été une occasion de travailler en collaboration avec une équipe de professionnels de la santé dévoués et déterminés à améliorer l'expérience des patients », précise une patiente partenaire.
« Il a fallu faire des compromis compte tenu de tout ce que nous voulions inclure et des limites d’espace. Mais notre participation tout au long du processus, nous a permis de mettre en avant les questions et préoccupations importantes pour les patients », renchérit une autre patiente partenaire.
Du projet pilote à la mise en œuvre
Jennifer Bradley et son équipe ont lancé un projet pilote de six tableaux dans une des unités de soins au début de 2025. Le projet a duré huit semaines. Il a permis de recueillir les commentaires de patients, des familles et du personnel, et d’apporter la touche finale aux tableaux.
L’installation à plus grande échelle a commencé en mars. Maintenant, 96 nouveaux tableaux sont en place dans trois unités de l’Institut de cardiologie. Le personnel est encouragé à les mettre à jour au début de chaque quart de travail. Les effets se sont fait sentir presque tout de suite.
« Nous recevons des commentaires positifs de la part de nos patients et de leurs familles, et le personnel a moins de surprises », affirme Jennifer Bradley.
Les tableaux aident à personnaliser les soins en toute transparence. Le personnel paramédical apprécie leur capacité à transmettre l’information quand il n’est pas possible de se parler en personne. Bien sûr, des outils comme Epic, le système de dossiers médicaux électroniques de l’hôpital, demeurent essentiels, mais les tableaux blancs permettent d’accéder en un coup d’œil aux informations dont les soignants ont besoin à l’instant.
Un petit changement qui change tout
Selon Jennifer Bradley, le projet doit son succès à une collaboration étroite entre les différents services.
« Le projet a commencé modestement, dit-elle, mais c'est devenu quelque chose de vraiment significatif. Ça montre ce qu'il est possible de faire quand on prend la peine d’écouter, de collaborer et de porter attention aux détails. »
Les équipes de soins intensifs de l’Institut explorent en ce moment la possibilité d’adapter ce modèle à leurs besoins spécifiques.
Comme quoi l’amélioration des soins passe parfois par des idées toutes simples.
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