Agent ou agente de services administratifs

Description de l’organisation

L’Organisation des médecins-enseignants de l’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa (UOHIAMO) est une entité distincte du personnel médical de l’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa (ICUO). Bien que basée à l’ICUO, elle est aussi complètement distincte de celui-ci. L’UOHIAMO est le groupe de médecins de l’ICUO qui ont accepté de participer au Plan de financement alternatif (PFA) provincial destiné aux médecins professeurs d’université exerçant dans les centres universitaires des sciences de la santé (CUSS) de l’Ontario, comme l’ICUO.

L’UOHIAMO est gérée par son propre conseil d’administration et reçoit son financement directement du ministère de la Santé. Ce financement, versé aux médecins-enseignants par l’entremise d’un PFA, vise à assurer le recrutement et la rétention des médecins-enseignants par la reconnaissance de leurs apports continus en enseignement et en recherche universitaires. Au niveau provincial, il est régi par un accord-cadre des CUSS qui établit les modalités de référence pour les 17 PFA en Ontario. À l’échelle locale, l’accord de gouvernance de l’UOHIAMO fait office de règlement interne. Cet accord précise le mandat de notre conseil d’administration et de notre comité de gestion ainsi que les politiques et procédures qui régissent nos activités quotidiennes.

Responsabilités

1. Veiller à la gestion et à l’organisation des activités quotidiennes de l’UOHIAMO. Ce poste relève du conseil de gouvernance de l’UOHIAMO et du comité de gestion, sous la supervision du président du conseil et/ou du président du comité de gestion. Une des principales responsabilités du poste est d’assurer la gestion des fonds du PFA versés à l’UOHIAMO par le ministère de la Santé ainsi que la distribution de ces fonds aux plans de pratique et, en fin de compte, aux médecins-enseignants membres de l’UOHIAMO.
2. Organiser et gérer le concours annuel de recherche clinique UOHIAMO Innovations, évalué par les pairs.
3. Assurer le secrétariat du conseil de gouvernance de l’UOHIAMO, ce qui comprend une participation substantielle et soutenue à la fonction de gouvernance.
4. Fournir un soutien administratif au groupe du personnel médical de l’ICUO, selon les besoins.
5. Aider à la gestion du Programme de permanence des services de garde (PPSG) du ministère de la Santé en mettant à jour les listes du PPSG pour chaque plan de pratique, au besoin, et en assumant d’autres tâches connexes.
6. Puisqu’aucun adjoint administratif n’est affecté à ce poste, l’administrateur ou l’administratrice devra occasionnellement effectuer certaines de ces tâches.
7. Toute autre tâche ou responsabilité déterminée par le conseil de l’UOHIAMO ou son comité de gestion.

Exigences obligatoires et compétences

1. Expérience

• a) Au moins 5 ans, idéalement 10 ans, d’expérience en gestion dans le milieu de la santé (hôpital universitaire) en lien direct avec le personnel médical.
• b) Expérience en organisation et gestion de concours de recherche clinique avec évaluation par les pairs.
• c) Expérience en gouvernance, en tant que secrétaire d’un conseil de gouvernance dans un organisme de soins de santé.

2. Formation

• Maîtrise en administration de la santé d’une université reconnue ou diplôme équivalent.
• Diplôme en comptabilité ou compétences de base en tenue de livres.

3.  Compétences

• a) Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels administratifs et de courriels.
• b) Excellent sens de l’organisation et souci du détail.
• c) Solides compétences en rédaction (politiques, ordres du jour, procès-verbaux, bulletin).
• d) Excellentes compétences en communication à l’oral et à l’écrit (pour participer aux réunions du conseil et du comité de gestion).
• e) Respect et maintien de la confidentialité.
• f) Capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
• g) Adaptabilité et souplesse dans la gestion des priorités selon les circonstances.

Connaissances souhaitées

• Compréhension approfondie des spécialités et sous-spécialités cardiovasculaires.
• Compréhension approfondie du fonctionnement des CUSS en Ontario et du rôle du personnel médical (soins aux patients, enseignement et recherche).
• Compréhension approfondie des divisions de personnel médical et des plans de pratique dans les centres hospitaliers universitaires.
• Compréhension approfondie du PFA du MS pour le personnel médical des CUSS.
• Maîtrise de l’anglais (obligatoire) et du français (atout).

Qualités personnelles

• Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome la plupart du temps, sans devoir constamment solliciter des directives de la part du conseil d’administration ou du comité de gestion.
• Être à l’aise de travailler et d’interagir avec le personnel médical à tous les niveaux de la hiérarchie, notamment pour faire le suivi des rapports et autres livrables à remettre.
• Une certaine souplesse dans les heures de travail est requise à l’occasion (réunions en fin de journée après 17 h).

Remarque : Bien que la personne retenue travaillera dans un bureau à l’ICUO, elle relèvera directement du conseil d’administration de l’UOHIAMO et de son président et/ou du président du comité de gestion.

Tâches et responsabilités

1. Préparer les ordres du jour et les procès-verbaux de réunions, et gérer la documentation connexe, ce qui comprend notamment la préparation, la rédaction et la révision des politiques et procédures.
2. Préparer et effectuer deux paiements mensuels (conversion en milieu de mois des factures de l’OHIP et paiement du PFA en fin de mois), ce qui comprend la saisie de toutes les données relatives à ces paiements dans notre compte bancaire sécurisé en ligne pour le transfert des fonds dans chacun des plans de pratique participants.
3. Assurer la tenue mensuelle des comptes et le suivi des fonds transitant par le compte bancaire de l’UOHIAMO.
4. Contribuer à l’organisation annuelle d’un concours pour l’innovation en recherche; vérifier que toutes les demandes sont complètes avant de les envoyer au président du comité d’examen.
   1. Confirmer la composition du comité d’examen et organiser l’examen final du comité.
   2. Après leur approbation par le conseil de l’UOHIAMO, envoyer les demandes recommandées au Comité de supervision provincial du Fonds Innovation pour un examen final.
   3. Une fois que le financement des innovations est reçu du ministère de la Santé, l’allouer aux plans de pratique au nom des chercheurs principaux retenus (sous réserve du point suivant).
   4. S’assurer que tous les chercheurs principaux ont signé leur lettre de responsabilité avant le versement des fonds pour l’innovation.
   5. Préparer et mettre à jour les politiques de l’UOHIAMO en fonction des lignes directrices provinciales annuelles en matière d'innovation émises par le Comité de supervision provincial du Fonds d’innovation.
5. Effectuer la collecte annuelle des données sur les activités universitaires et les intégrer à la portion universitaire de la formule de paiement du PFA au plus tard le 30 avril (chaque année).
6. En collaboration avec les responsables financiers des différents plans de pratique, effectuer le suivi annuel des revenus du PFA (identifiés uniquement par le numéro OHIP) et soumettre ces données au ministère de la Santé.
7. Suivi mensuel du nombre d’ÉTP pour assurer l’exactitude des versements du PFA à la fin du mois.
8. Vérifier chaque mois l’attribution des fonds universitaires par ÉTP et mettre à jour cette composante des paiements du PFA à la fin du mois.
9. Suivre chaque mois le statut des nouvelles recrues (puisque l’admissibilité aux fonds de recrutement de l’UOHIAMO prend fin après 2 ans), puis ajuster la portion du versement de fin de mois du PFA pour le recrutement selon les besoins.
10. Suivre en permanence l’évolution du nombre global d’ÉTP (départs à la retraite, répartition des ÉTP, nouvelles recrues), puisque cela affecte le financement du PFA à la fin du mois.
11. Audit annuel : organiser l’audit et fournir les informations pertinentes aux auditeurs, puis soumettre les états financiers annuels vérifiés au ministère de la Santé (fin juin, début juillet), en même temps que les autres rapports annuels décrits au point 12 ci-dessous.
12. Préparer divers rapports annuels à remettre au ministère de la Santé : a) rapport annuel sur les ressources humaines du personnel médical, mis à jour tout au long de l’année; b) revenus annuels du PFA par numéro de carte-santé (voir le point 6 ci-dessus) et; c) financement annuel du programme de transplantation de l’ICUO; tous ces rapports sont soumis au ministère de la Santé à la fin juin ou au début juillet.
13. Préparer et rédiger l’infolettre de l’UOHIMAO.
14. Assister aux réunions du PFA par Zoom avec le président du conseil et y participer, et préparer des résumés à remettre au comité de gestion.
15. Maintenir un résumé de toutes les listes du PPSG mises à jour annuellement pour soumission au bureau des finances de l’ICUO (un nouveau modèle de financement reposant sur la charge de travail est à venir). Fournir de l’aide supplémentaire au besoin, notamment à l’égard de certains éléments du nouveau modèle lorsqu’on en connaîtra les détails.
16. Inscrire les nouveaux membres de l’UOHIAMO. Organiser une rencontre d’orientation avec chaque nouveau membre, notamment pour expliquer le formulaire de divulgation et de consentement avant que le nouveau médecin ne le signe.  Une fois le nouveau médecin inscrit, lui remettre sa lettre de bienvenue du conseil de gouvernance et d’autres documents d’orientation (règlements et politiques).
17. Soumettre le formulaire de divulgation et de consentement au bureau d’inscription de l’UCMS. Le bureau inscrira le nouveau médecin aux groupes de facturation du PFA afin de permettre le traitement des factures de l’assurance-santé.
18. Fournir un soutien administratif au groupe du personnel médical de l’ICUO, selon les besoins, ce qui comprend la préparation et la diffusion de l’avis de convocation à l’assemblée annuelle, la préparation de l’ordre du jour, la rédaction du procès-verbal et la mise à jour de l’avis annuel de modification des renseignements sur la société auprès du Registre des entreprises de l’Ontario.

Pour postuler

Veuillez envoyer votre CV accompagné d’une lettre de présentation indiquant le numéro d’affichage à l’adresse jobpostings@ottawaheart.ca.

Nous encourageons vivement les personnes suivantes à postuler : les personnes autochtones, les personnes racisées, les personnes handicapées, les femmes, les membres de la communauté LGBTQ+ et toutes les personnes qualifiées possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour travailler de façon productive dans un esprit d’équité, de diversité et d’inclusion.

En vertu des politiques gouvernementales, toutes les personnes qualifiées sont invitées à poser leur candidature; la priorité sera toutefois accordée aux résidents permanents et aux citoyens canadiens. Veuillez indiquer dans votre candidature si vous êtes légalement autorisé(e) à travailler au Canada.

L’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa s’est engagé à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Tout au long du processus d’embauche, nous offrons des mesures d’adaptation aux personnes ayant des besoins particuliers. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des besoins en la matière – nous traiterons les informations que vous nous fournirez avec respect et en toute confidentialité.

Avant son entrée en fonction, la personne retenue devra suivre une formation obligatoire en ligne, en plus de fournir une preuve de vaccination contre la COVID-19, une attestation de vérification des antécédents criminels et une pièce d’identité officielle avec photo.