Durée du poste
Contrat d’un an, remplacement de congé de maternité.
Description
Nous sommes à la recherche d’une personne hautement organisée et proactive pour appuyer au quotidien la vice-présidente, Affaires publiques et stratégie, et chef des communications ainsi que les équipes des Communications et des Services en français. Ce poste est idéal pour une personne ayant un grand souci du détail, de solides aptitudes au soutien administratif et un grand intérêt pour les communications dans un milieu de soins de santé. Le ou la titulaire du poste jouera un rôle clé dans la gestion des budgets, la coordination de l’horaire et des priorités de la vice-présidente et la rédaction de communications internes visant à informer et à mobiliser notre personnel. Le Service des communications joue un rôle central dans l’élaboration des messages diffusés à l’interne et à l’externe, l’appui aux initiatives stratégiques et le développement d’une culture de transparence et de collaboration. Vous vous plairez beaucoup au sein de notre équipe!
Parmi les responsabilités du poste :
- Gestion du calendrier : Coordonner et programmer des réunions et des événements, ce qui comprend la rédaction des ordres du jour, l’envoi des invitations, les préparatifs de voyage et la préparation de la documentation requise.
- Élaboration de matériel écrit : Participer à l’élaboration de résumés, de courriels, de rapports et de présentations à l'aide de Microsoft Word, Excel et PowerPoint afin d’améliorer l’efficacité.
- Gestion des dépenses et des finances : Préparer les notes de frais, les bons de commande, les demandes de remboursement de frais de déplacement, et travailler avec la vice-présidente et la directrice au budget du service, à la planification et aux prévisions pour les initiatives de communication.
- Soutien aux projets et événements : Participer à la planification des projets spéciaux, des événements sociaux et des réunions d’équipe.
- Maintenir et mettre à jour diverses sources d’information : pages web, listes du personnel, listes d’envoi, feuilles de calcul et bases de données.
- Politiques et procédures : Élaborer et mettre en place des procédures et des pratiques administratives de haute qualité et conformes aux politiques et procédures de l’organisation.
- Soutien administratif : Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes nécessaires au bon fonctionnement du bureau, notamment pour la commande de fournitures, d’équipements et de toutes les ressources requises.
- Traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme.
La personne idéale possède :
- Au moins trois ans d’expérience dans un poste de soutien auprès d’un cadre, préférablement dans le domaine de la santé ou des communications.
- De l’expérience en coordination, suivi, relecture et traitement d’une variété de documents écrits dans un bureau de haute direction.
- De l’expérience en rédaction et révision de correspondance, de notes de breffage et d’autres documents.
- De l’expérience en validation des factures, traitement des paiements et rapprochement des comptes/budgets.
- De l’expérience en planification et coordination d’événements spéciaux.
- Une connaissance avancée de Microsoft Office.
- D’excellentes aptitudes à la communication, à l’oral et à l’écrit.
- La capacité de gérer de multiples priorités tout en respectant les échéances.
Autres exigences :
- Diplôme collégial ou universitaire dans une discipline pertinente, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience.
- Souplesse quant à l’horaire de travail.
- Connaissance des meilleures pratiques financières et administratives.
- Connaissance des systèmes de classification des dossiers et du classement électronique, dans un environnement administratif.
- Grand souci du détail.
- Capacité à établir des relations fructueuses avec divers groupes.
- Approche axée sur le service et la satisfaction du client, bon sens de l’organisation.
- Solides compétences en rédaction et révision de documents en anglais.
- Bilinguisme (atout).
Pour postuler
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation à jobpostings@ottawaheart.ca.
L’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa s’est engagé à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Tout au long du processus d’embauche, nous offrons des mesures d’adaptation aux personnes ayant des besoins particuliers. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des besoins en la matière – nous traiterons les informations que vous nous fournirez avec respect et en toute confidentialité.
Avant son entrée en fonction, la personne retenue devra suivre une formation obligatoire en ligne, en plus de fournir une preuve de vaccination (deux doses) contre la COVID-19, une attestation de vérification des antécédents criminels et une pièce d’identité officielle avec photo.