L'Institut de cardiologie de l'Université d'Ottawa n'utilise pas l'intelligence artificielle (IA) dans son processus de recrutement. Toutes les décisions d'embauche sont prises après examen et évaluation par des humains.
Description
Ce poste est responsable d’assurer le soutien administratif pour les programmes de Prévention et mieux-être. Sous la direction de la gestionnaire clinique, le ou la titulaire du poste accomplit des tâches administratives avec efficacité et efficience, de façon à assurer le bon déroulement des activités et un maximum de productivité au sein de l’organisation.
La personne devra faire preuve d’aptitudes exceptionnelles aux relations interpersonnelles et privilégier une approche centrée sur le client avec toutes les parties prenantes internes et externes, y compris le public et les autres organisations.
Le poste requiert un grand sens de l’organisation, un souci du détail et de fortes aptitudes à la communication pour effectuer diverses tâches, faciliter le bon déroulement des opérations et contribuer au succès de l’équipe.
Principales responsabilités
- Fournir un soutien administratif au quotidien et coordonner les activités de gestion du bureau.
- Inscrire les patients et les membres du public aux programmes de Prévention et mieux-être, assurer le suivi et fixer les rendez-vous. Cette tâche nécessite l’utilisation du système de dossiers médicaux électroniques et d'autres plateformes utilisées pour les données des patients.
- Travailler avec les clients et/ou parties prenantes pour clarifier les demandes, fournir un soutien et confirmer l’admissibilité aux services de Prévention et mieux-être.
- Surveiller continuellement le déroulement des activités et des projets afin d’assurer l'efficacité et la rapidité des services.
- Produire des rapports réguliers à la demande de la gestionnaire clinique afin d’analyser les données des patients et leur parcours au sein des programmes.
- Assurer la coordination avec d’autres unités au besoin pour assurer le bon déroulement des services. Communiquer avec les groupes partenaires, les consultants, les bailleurs de fonds et les personnes-ressources des différents centres afin de fournir les renseignements et le soutien administratif nécessaire.
- Aider au dépannage en cas de problèmes informatiques et donner une formation de base au personnel.
- Participer aux comités, forums ou formations pertinents pour le service.
- Planifier des réunions internes et externes, en coordonner la logistique, rédiger et transmettre les procès-verbaux, et en faire le suivi.
- Coordonner les préparatifs et la livraison du matériel nécessaire pour les présentations, ateliers, conférences et autres événements.
- Assurer la liaison entre le personnel, la direction et les clients externes.
- Gérer et mettre à jour les bases de données et les systèmes de classement du service, en veillant à ce qu'ils soient à jour, précis et conformes.
- Gérer les stocks de fournitures de bureau et s'occuper des commandes.
- S’assurer que toute la documentation liée à son secteur de responsabilités est reçue et remplie correctement, puis saisir les données dans les systèmes appropriés.
- Produire les documents (communications, supports pédagogiques, outils, etc.) nécessaires et les diffuser au besoin.
Études et expérience requises
- Diplôme d’études collégiales en administration ou l’équivalent.
- De 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
- Expérience en gestion administrative et en inscription de patients à des programmes.
Bagage de compétences, d’habiletés et de connaissances idéal
- Compétences hors pair en résolution de problèmes et en analyse.
- Excellentes aptitudes aux relations interpersonnelles.
- Grand sens de l’organisation, excellente gestion du temps et capacité de mener plusieurs tâches de front.
- Maîtrise des fonctions avancées des logiciels courants (MS Word, Excel, Access, PowerPoint, Adobe).
- Grande aptitude à communiquer verbalement et par écrit.
- Capacité de travailler de manière efficace dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide et où les échéances sont serrées.
- Capacité à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire.
- Capacité à fournir un soutien administratif à l’externe pour les programmes dans la région.
Autres exigences
- Avoir déjà travaillé à l’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa ou dans un milieu de promotion de la santé.
- Compétences en coordination de projet.
- Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (anglais et français).
Pour postuler
Veuillez envoyer votre CV accompagné d’une lettre de présentation indiquant le numéro d’affichage à l’adresse jobpostings@ottawaheart.ca.
Nous encourageons vivement les personnes suivantes à postuler : les personnes autochtones, les personnes racisées, les personnes handicapées, les femmes, les membres de la communauté LGBTQ+ et toutes les personnes qualifiées possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour travailler de façon productive dans un esprit d’équité, de diversité et d’inclusion.
En vertu des politiques gouvernementales, toutes les personnes qualifiées sont invitées à poser leur candidature; la priorité sera toutefois accordée aux résidents permanents et aux citoyens canadiens. Veuillez indiquer dans votre candidature si vous êtes légalement autorisé(e) à travailler au Canada.
L’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa s’est engagé à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Tout au long du processus d’embauche, nous offrons des mesures d’adaptation aux personnes ayant des besoins particuliers. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des besoins en la matière – nous traiterons les informations que vous nous fournirez avec respect et en toute confidentialité.
Avant son entrée en fonction, la personne retenue devra suivre une formation obligatoire en ligne, en plus de fournir une preuve de vaccination contre la COVID-19, une attestation de vérification des antécédents criminels et une pièce d’identité officielle avec photo.