L’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa n’utilise pas l’intelligence artificielle (IA) dans son processus de recrutement. Toutes les décisions d’embauche sont prises après examen et évaluation par des humains.
Résumé du poste
Le ou la titulaire de ce poste joue un rôle essentiel au sein de l’équipe Planification, projets d’immobilisations et installations en assurant le bon déroulement des activités quotidiennes, en gérant les processus administratifs et techniques clés, et en s’occupant de façon fiable de certaines tâches financières et organisationnelles. La personne collabore étroitement avec le directeur, le gestionnaire de projets, le coordonnateur des installations et divers partenaires internes pour contribuer à la prestation efficace des services à l’échelle de l’Institut de cardiologie.
Principales responsabilités
Soutien à la planification et aux installations
- Traiter les demandes de cartes d’identité à l’aide des systèmes internes; mettre à jour les niveaux d’accès, gérer les données liées aux demandes et résoudre les problèmes techniques, y compris ceux des utilisateurs.
- Tenir à jour la base de données des lecteurs de cartes, des casiers, des clés et de l’affichage; collaborer avec le service de sécurité pour résoudre les problèmes d’accès et coordonner le retrait de casiers ou de serrures.
- Coordonner les demandes d’affichage, y compris les mises à jour et la traduction.
Administration financière
- Préparer des demandes d’achats et obtenir des bons de commande par l’entremise du logiciel Oracle iProcurement.
- Numériser, classer et gérer la documentation financière conformément aux exigences des projets.
- Contribuer aux rapprochements mensuels des comptes Construction/Rénovations en cours (CIP) et Entretien des installations.
- Signaler rapidement au directeur tout enjeu potentiel lié au budget ou aux finances.
Soutien administratif et opérationnel
- Être le principal point de contact de l’équipe de Planification, projets d’immobilisations et installations; demander des directives et des renseignements au directeur et au gestionnaire de projet afin de répondre aux demandes.
- Coordonner les réunions, réserver des salles de réunion, préparer les ordres du jour et les documents à distribuer, assister aux réunions au besoin et rédiger les procès-verbaux.
- Appuyer l’organisation des événements, des conférences téléphoniques et des activités liées à des projets spéciaux.
- Préparer des rapports, tableaux de bord, outils de suivi, présentations et autres documents
- Assurer un soutien général à la réception, répondre aux appels téléphoniques, gérer les horaires et contribuer à la coordination du bureau.
Compétences requises
- Diplôme ou grade universitaire en administration des affaires, en administration de bureau, en gestion d’installations, en gestion de projets ou dans un domaine connexe.
- Au moins 5 ans d’expérience en administration de bureau.
- Maîtrise des fonctions avancées de la suite Microsoft Office.
- Solides aptitudes en communication orale et écrite.
- Sens de l’initiative, bon jugement et capacité de mener plusieurs tâches de front.
- Grand sens de l’organisation et solides compétences en gestion du temps.
- Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration au sein d’une équipe.
Compétences souhaitables
- Expérience de travail dans un hôpital ou un milieu de soins de santé.
- Connaissance du vocabulaire de la construction ou de la gestion des installations.
- Connaissance des logiciels Adobe Illustrator et Oracle iProcurement.
- Bilinguisme (anglais/français).
Conditions de travail
- Travail sur place à temps plein.
- Environnement dynamique nécessitant des interactions fréquentes avec le personnel, les entrepreneurs et les partenaires internes.
- Protocoles organisationnels à respecter en matière de santé et sécurité, y compris les exigences de prévention des infections propres au milieu de la santé.
- Accès occasionnel à des zones de construction ou à certaines installations dans le respect des règles de sécurité.
Postuler
Veuillez faire parvenir votre lettre de présentation et votre curriculum vitae en format PDF à jobpostings@ottawaheart.ca.
N’oubliez pas d’inclure le numéro d’affichage et le titre du poste dans la ligne d’objet du courriel. L’omission du numéro d’affichage pourrait entraîner des retards dans le traitement de votre candidature.
Veuillez nommer vos fichiers de la façon suivante :
- Nomdefamille_Prénom_CoverLetter.pdf
- Nomdefamille_Prénom_CV.pdf
Nous encourageons vivement les personnes suivantes à postuler : les personnes autochtones, les personnes racisées, les personnes handicapées, les femmes, les membres de la communauté LGBTQ+ et toutes les personnes qualifiées possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour travailler de façon productive dans un esprit d’équité, de diversité et d’inclusion.
En vertu des politiques gouvernementales, toutes les personnes qualifiées sont invitées à poser leur candidature; la priorité sera toutefois accordée aux résidents permanents et aux citoyens canadiens. Veuillez indiquer dans votre candidature si vous êtes légalement autorisé(e) à travailler au Canada.
L’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa s’est engagé à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Tout au long du processus d’embauche, nous offrons des mesures d’adaptation aux personnes ayant des besoins particuliers. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des besoins en la matière – nous traiterons les informations que vous nous fournirez avec respect et en toute confidentialité.
Avant son entrée en fonction, la personne retenue devra suivre une formation obligatoire en ligne, en plus de fournir une preuve de vaccination contre la COVID-19, une attestation de vérification des antécédents criminels et une pièce d’identité officielle avec photo.